Описание:
Источник комплектования – юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета.
Положение об архиве – документ, регламентирующий деятельность архива организации: задачи, функции, права, ответственность.
Положение об экспертной комиссии – документ, регламентирующий деятельность постоянно действующей экспертной комиссии организации: задачи, функции, права, ответственность.
Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертно-проверочная и методическая комиссия – комиссия, действующая при Главном архивном управлении Кабинета Министров Республики Татарстан (далее – Управление) для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, включением их в состав Архивного фонда Республики Татарстан, определением в его составе уникальных документов, решения методических и практических вопросов в области архивного дела (далее – ЭПМК Управления).
Запрос о предоставлении муниципальной услуги – заявление о предоставлении муниципальной услуги (далее – заявление). Заявление заполняется в произвольной форме, по установленному образцу или на стандартном бланке.
Расчётное время:
2-16 рабочих дней.
Результат предоставления услуги:
Подготовка к согласованию ЭПМК Управления нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела: положений об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел (далее – Нормативные документы), утверждению (согласованию) описей дел постоянного, хранения, описей дел по личному составу (далее – Описи).
Оказанная организации методическая и практическая помощь в работе архива и по организации документов в делопроизводстве в вопросах:
экспертизы ценности архивных документов;
упорядочения архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив;
ведения учета архивных документов;
использования архивных документов;
формирования дел в делопроизводстве;
передачи структурными подразделениями организации дел в архив;
проведения семинаров в целях повышения профессиональной квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
Основания для отказа:
1. Несоответствие представленных документов перечню документов.
2. Наличие неоговоренных исправлений в подаваемых документах.
Способы обжалования:
1. Получатели услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Исполнительного комитета Буинского муниципального района, участвующих в предоставлении услуги, в досудебном (внесудебном)порядке в Исполнительном комитете Буинского муниципального района.
Получатели услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по почте или в форме электронного документа через Интернет – приемную Исполкома.
При обращении получателей услуги в письменной форме в Исполком срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.
В случае если по обращению (жалобе) требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней по решению руководителя Исполкома. О продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) получатель услуги уведомляется письменно с указанием причин продления.
Обращение (жалоба) получателей услуги в письменной форме либо в форме электронного документа должно содержать следующую информацию:
наименование и почтовый адрес юридического лица;
наименование должности, фамилии, имени и отчества должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия) и причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);
обстоятельства, на основании которых получатель услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
требования о признании незаконным действия (бездействия);
иные сведения, которые получатель услуги считает необходимым сообщить.
Обращение (жалоба) подписывается подавшим его (ее) получателем услуги.
2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения в суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.
Зарегистрированное обращение заявителя
Заявитель лично, по телефону или через Интернет–приемную исполнительного комитета обращается в архивный отдел исполнительного комитета Буинского муниципального района (далее – Отдел) для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.
Специалист Отдела осуществляет консультирование заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги.
Процедура осуществляется в день обращения заявителя.
Результат процедуры: консультация, замечания по составу, форме и содержанию представленной документации.
Заявитель обращается в архивный отдел лично в форме устного обращения или в письменной форме с заявлением о предоставлении муниципальной услуги.
Специалист Отдела:
устанавливает личность и проверяет полномочия заявителя;
регистрирует обращение о предоставлении муниципальной услуги в журнале регистрации обращений организаций источников комплектования;
Процедура осуществляется в день обращения заявителя.
Результат процедуры: зарегистрированное обращение заявителя.
Методическая и практическая помощь, осуществляемая без выезда к заявителю
Специалист отдела при обращении заявителя:
осуществляет консультирование, подборку нормативных актов и методических пособий по вопросам: организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов Нормативных документов; экспертизы ценности, упорядочения архивных документов;
устанавливает дату представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
В случае обращения заявителя в письменной форме направляет подборку нормативных актов и методических пособий, сообщает письменно или по телефону о дате представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, Сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры осуществляются в течение одного дня после поступления заявления.
Результат процедур: представленные заявителю нормативные акты и методические пособия по теме запроса заявителя.
Специалист отдела после поступления от заявителя проектов нормативных документов, Описей рассматривает:
в соответствии с типовыми положениями положения об архиве и об экспертной комиссии;
в соответствии с установленными требованиями инструкции по делопроизводству;
номенклатуру дел организации: проверяет правильность оформления, полноту состава и соответствие утвержденным типовым перечням заголовков и сроков хранения включенных в нее дел;
Описи: проверяет правильность оформления описи, предисловия, годовых разделов и заголовков дел, полноту состава (в соответствии с номенклатурой дел) и соответствие срокам хранения включенных в опись дел;
Сведения о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 января текущего года.
При выявлении ошибок дает рекомендации по их устранению, согласовывает сроки доработки проектов документов.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: рекомендации по устранению ошибок, определение даты представления проектов Нормативных документов, Описей после их доработки.
Специалист отдела после поступления от заявителя согласованных экспертной комиссией организации Нормативных документов, Описей :
проверяет полноту состава и качество оформления представленной документации;
составляет и представляет начальнику Отдела на подпись заключение муниципального архива для направления на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативных документов, Описей;
направляет на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: направленные на рассмотрение ЭПМК Управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива .
Специалист Отдела после поступления из Управления Нормативных документов, Описей информирует заявителя о принятом решении.
В случае отказа ЭПМК Управления в согласовании Нормативных документов и описей дел по личному составу, утверждении описей дел постоянного хранения направляет заявителю письменный ответ с указанием причины отказа.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента поступления Нормативных документов, Описей с решением ЭПМК Управления.
Результат процедур: извещение заявителя о результатах рассмотрения ЭПМК Управления Нормативных документов и Описей.
Методическая и практическая помощь, осуществляемая с выездом к заявителю
Специалист отдела по прибытии к заявителю изучает состав нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, состояние научно-справочного аппарата к архивным документам.
По результатам изучения осуществляет консультирование по вопросам: организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов Нормативных документов, Описей, описей дел долговременного сроков хранения.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации на конкретном примере показывает порядок их оформления, устанавливает дату представления заявителем в муниципальный архив проектов Нормативных документов, Описей.
Процедуры осуществляются в течение трех часов после прибытия специалиста Отдела к заявителю.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, и научно-справочного аппарата к архивным документам, установление сроков их представления в муниципальный архив.
Специалист отдела осматривает помещение архива организации. В случае выявления нарушений условий хранения архивных документов дает разъяснения по созданию оптимальных условий хранения (требования к помещению и оборудованию архива, температурно-влажностному, охранному, световому, санитарно-гигиеническому режимам, режиму доступа; порядку размещения дел в архиве).
Процедуры осуществляются в течение 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая помощь в создании оптимальных условий хранения архивных документов организации.
Специалист отдела изучает состояние учета архивных документов. В случае выявленных нарушений специалист отдела разъясняет порядок:
приема документов в архив от структурных подразделений организации;
ведения учета архивных документов в соответствии с установленными требованиями (составление паспорта архива; ведение книги учета поступления и выбытия документов и описей дел, журнала регистрации запросов организаций и граждан);
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив (экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве; составление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения);
организации розыска дел и оформлению ее результатов;
приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива (составлению актов приема-передачи, организации проверки наличия и состояния дел и оформлению актов по ее результатам).
В случае отсутствия или неправильного оформления документации показывает порядок оформления: актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения, проверки наличия и состояния дел, приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива; Сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в оформлении учетных документов.
Специалист Отдела оказывает методическую и практическую помощь в организации использования архивных документов:
предоставляет перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива;
информирует заявителя о случаях ограничения доступа к архивным документам, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
разъясняет порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов; порядок выдачи документов исследователям, во временное пользование, порядок оформления заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок ведения книг учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации по организации использования архивных документов предоставляет образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, бланки-образцы заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, оказывает практическую помощь в оформлении книги учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
Процедуры осуществляются в течение одного часа с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: предоставленный заявителю перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива, образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, записей в книге учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
Специалист отдела знакомится с организацией документов в делопроизводстве. В случае выявления отклонений от установленных требований разъясняет порядок:
формирования дел в делопроизводстве;
проведения ежегодной экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации и оформлению ее результатов;
передачи структурными подразделениями дел в архив организации.
После завершения процедуры на конкретном примере показывает порядок:
формирования дел в соответствии с номенклатурой дел в делопроизводстве, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения;
оформления дела при подготовке и передаче структурными подразделениями дел в архив организации (подшивка или переплет, оформление обложки, нумерация листов, составление заверительной надписи дела).
Процедуры осуществляются в течение трех часов 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве, образцы актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения, оформленного для передачи в архив дела.
Организация и проведение семинара
При организации семинара специалист Отдела:
согласовывает с заявителем тему, дату проведения и состав участников семинара;
определяет темы докладов и состав докладчиков;
получает от докладчиков подтверждение об участии и согласует с ними темы их докладов;
Процедура осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления.
Результат процедуры: определение темы, даты проведения, докладчиков и участников семинара.
Специалист Отдела:
составляет и согласовывает с заявителем список участников семинара;
согласовывает с заявителем и осматривает место и помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.);
разрабатывает и согласовывает с заявителем программу семинара.
Процедура осуществляется в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: согласованные с заявителем программа, список участников и место проведения семинара.
Специалист Отдела:
извещает (телефонограммой, факсограммой, по электронной почте) участников о теме, месте и времени проведения семинара.
Процедура осуществляется в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: извещенные участники семинара.
На основе программы специалист Отдела:
оказывает методическую и практическую помощь докладчикам семинара (подбирает нормативно-правовой и методический материал к темам);
подбирает раздаточный материал (законодательные, нормативное правовые акты, методические пособия, установленные формы документов и т.п.) и организует его копирование для участников семинара;
осматривает место и помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.).
Процедура осуществляется в течение 10 дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: готовые доклады и раздаточный материал.
В день проведения семинара специалист Отдела:
регистрирует участников семинара;
раздает раздаточный материал;
ведет семинар согласно программе.
Процедура осуществляется в течение одного дня в день, согласованный с заявителем.
Результат процедуры: проведенный семинар.
-
Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе:
Нормативно-правовые акты
-
Закон Республики Татарстан от 12 мая 2003 г. N 16-ЗРТ "Об обращениях граждан в Республике Татарстан"
Скачать
-
Закон Республики Татарстан от 28 июля 2004 г. N 45-ЗРТ "О местном самоуправлении в Республике Татарстан"
Скачать
-
Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 131-ФЗ) (Собрание законодательства РФ, 06.10.2003, № 40, ст. 3822)
Скачать
-
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) (Собрание законодательства РФ, 08.05.2006, № 19, ст.2060)
Скачать
-
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – Федеральный закон № 210-ФЗ) (Собрание законодательства РФ, 02.08.2010, № 31, ст.4179)
Скачать
-
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) (Собрание законодательства РФ, 25.10.2004, № 43, ст. 4169)
Скачать
-
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила работы) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20)
Скачать
-
Закон Республики Татарстан от 24.12.2007 № 63-ЗРТ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела» (далее – Закон РТ № 63-ЗРТ) (Республика Татарстан, 25.12.2007, № 255-256))
Скачать
-
Закон Республики Татарстан №644 от13.06.1996 «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах»
Скачать
-
Устав муниципального образования «Буинский муниципальный район Республики Татарстан» Принят решением Представительного органа Буинского муниципального района Республики Татарстан от 10 декабря 2005 г. N 14-3
Скачать
Регламент оказания услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве Буинского муниципального района Скачать
|
Написать нам
ВКонтакте
Telegram
