Описание:

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - документ архива , составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

тематический запрос -запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;

запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан;

запрос о предоставлении муниципальной услуги - заявление о предоставлении муниципальной услуги (далее-заявление). Заявление заполняется в произвольной форме, по установленному образцу или на стандартном бланке;

находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документа

Расчётное время:

8-30 рабочих дней

Результат предоставления услуги:

Архивная справка (архивная выписка,архивная копия).
Ответ на бланке архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса, или отсутствие документов.

Основания для отказа:

1.Несоответствие представленных документов.
2.Наличие неоговоренных исправлений в подаваемых документах.
3.Отсутствие запрашиваемых сведений.
4.Наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации, тайну, личную тайну, семейную тайну,создающих угрозу для безопасности.
5.Неудовлетворительное физическое состояние документов.

Способы обжалования:

1. Получатели услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района, участвующих в предоставлении услуги, в досудебном порядке в Исполнительном комитете Чистопольского муниципального района и в суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.

2. Получатели услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение.

3. При обращении получателей услуги в письменной форме в Исполнительный комитет Чистопольского муниципального района срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

4. В случае если по обращению требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней по решению Руководителя Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района. О продлении срока рассмотрения обращения получатель услуги уведомляется письменно с указанием причин продления.

5. Обращение должно содержать следующую информацию:
- фамилию гражданина, который подает жалобу, его место жительства, или пребывания;
- наименование должности, фамилии, имени и отчества должностного лица (при наличии информации), решение , действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия) и причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);
- обстоятельства, на основании которых получатель услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо возложена какая-либо обязанность;
- требования о признании незаконным действия (бездействия);
- иные сведения, которые получатель услуги считает необходимым сообщить.

6. К обращению (жалобе) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении (жалобе) обстоятельства. В таком случае в обращении (жалобе) приводится перечень прилагаемых к ней документов.

7. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения , отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждении которых документы не представлены.

8. Обращение подписывается подавшим его (ее) получателем услуги.

9. По результатам рассмотрения обращения Руководитель Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района принимает одно из следующих решений:
-признает действие (бездействие) должностного лица соответствующим законодательству и отказывает в удовлетворении обращения;
-признает действие (бездействие) должностного лица не соответствующим законодательству и полностью или частично принимает решение об удовлетворении обращения полностью или частично.
Копия решения направляется заявителю в течении трех дней по почтовому адресу, а в случае, если жалоба представлена в виде электронного документа, по адресу электронной почты заявителя либо по почтовому адресу, указанному в электронном документе.

10. В случае удовлетворения обращения полностью или частично Руководитель Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений.

11.Обращение получателя услуги не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствие сведений об обжалуемом действии (в чем выразилось, кем принято), о лице, обратившемся с жалобой (фамилия физического лица, его место жительства или пребывания);
- отсутствие подписи получателя услуги.

Консультирование заявителя

Заявитель лично, по телефону или посредством электронной почты обращается в архивный отдел Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.

Специалист Отдела консультирует заявителя , в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги.

Процедура осуществляется в день обращения заявителя.

Результат процедуры: консультации, замечания по составу, форме и содержанию представленной документации.

Предоставление архивной справки (архивной выписки, архивной копии) по письменному заявлению

Заявитель лично, через доверенное лицо или по почте (электронной почте в форме электронного документа) подает в Отдел письменное заявление о предоставлении муниципальной услуги.

Специалист Отдела ведущий прием заявлений, осуществляет:
установление личности заявителя;
проверку полномочий заявителя, в случае действия заявителя по доверенности;
проверку наличия документов;
проверку соответствия представленных документов  установленным требованиям (надлежащее оформление копий документов, отсутствие в документах подчисток, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений).
В случае отсутствия замечаний специалист Отдела осуществляет:
прием и регистрацию заявления в специальном журнале;
вручение заявителю копий заявления с отметкой  о дате приема заявления , присвоенном входящем номере, дате и времени исполнения муниципальной услуги.

В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, специалист Отдела, ведущий прием документов, устно (при осуществлении личного приема)  или письменно уведомляет заявителя о наличии препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с объяснением содержания выявленных недостатков в представленных документах.

Процедура осуществляется в течении 15 минут.
Результат процедуры: принятое и зарегистрированное заявление или возвращенные заявителю документы.

Специалист Отдела в порядке очередности поступления заявления на исполнение осуществляет:
проверку наличия архивных документов для исполнения запроса по списку фондов,
Справочнику по фондам муниципальных архивов Республики Татарстан;
определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;
выемку архивных документов и подкладку на их места карт-заместителей;
сверку архивного шифра и заголовок с описью дел;
Процедуры осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: подготовленные дела для выявления сведений по теме запроса.

Специалист Отдела осуществляет:
полистный просмотр архивных дел;
выявление сведений в архивных документах по теме запроса.
В случае наличия документа специалист Отдела подготавливает текст архивной справки (архивной выписки, архивной копии).
В случае отсутствия документа подготовливает ответ на запрос в виде проекта письма, подтверждающего неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствия архивных документов и направляет Начальнику Отдела на проверку.
Процедуры осуществляются по запросам:
правоохранительных органов, органов уголовно-исполнительной системы - в  течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры;
социально-правового характера физических и юридических лиц -в течении трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: переданная на проверку архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ.

Начальник Отдела проверяет архивную справку (архивную выписку, архивную копию ) или письмо-ответ. Проверенная архивная справка (архивная выписка, архивная копия ) или письмо-ответ передается специалисту Отдела для оформления.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: переданная на оформление архивная справка (архивная выписка, архивеная копия),  или письмо-ответ.

Специалист Отдела печатает на бланке Исполнительного комитета архивную справку (архивную выписку, архивную копию) или письмо-ответ на бланке архива и передает начальнику Отдела.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течении двух дней со дня поступления на оформление архивной справки (архивной выписки, архивной копии), или письма -ответа.
Результат процедур: переданная начальнику Отдела оформленная архивная справка (архивная выписка, архивная копия), или письмо-ответ.
Начальник Отдела подписывает и заверяет печатью архивную справку (архивную выписку, архивную копию) и направляет по почте простым письмом или в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив выдает ему под расписку при предъявлении паспорта или иного , удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, документа, удостоверяющего личность. Заявитель расписывается на копии архивной справки (архивной выписки) или на обороте сопроводительного письма к копии документа с указанием даты получения.
Процедура осуществляется :
в течении 15 минут в случае личного прибытия заявителя;
в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры, в случае направления ответа почтовым отправлением.
Результат процедуры: выданная или направленная по почте архивная справка (архивная выписка, архивная копия).

Специалист Отдела в случае отказа в предоставлении муниципальной услуги уведомляет Заявителя с указанием причин отказа письмом, или по телефону, или по электронной почте.
Процедура , устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течении одного дня.
Результат процедуры: уведомление Заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги. 

 

Предоставление архивной справки (архивной выписки, архивной копии) по заявлению, поступившему в форме электронного документа

Заявитель подает заявление в форме электронного документа через Интернет-приемную Исполнительного комитета . При оформлении заявления заявитель обязан указать: фамилию,имя, отчество, свой почтовый  и электронный адрес и способ получения ответа.
Результат процедуры: поданное в электронной форме заявление о предоставлении муниципальной услуги.

Специалист исполкома , отвечающий за работу с обращениями граждан, поступающими через Интернет-приемную, регистрирует поступившее заявление и направляет в электронном виде в архивный Отдел.
Процедура осуществляется в течении одного дня с момента поступления запроса.
Результат процедуры: зарегистрированное заявление, направленное в архивный Отдел.

Специалист Отдела распечатывает принятое к рассмотрению заявление.

Специалист Отдела в порядке очередности поступления заявления на исполнение осуществляет:
проверку наличия архивных документов для исполнения запроса по списку фондов,
Справочнику по фондам муниципальных архивов Республики Татарстан;
определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;
сверку архивного шифра и заголовков  с описью дел;
Процедуры осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур:подготовленные дела по теме запроса.

Специалист Отдела осуществляет :
полистный просмотр архивных дел;
выявление сведений в архивных документах по теме запроса.
В случае наличия документа специалист Отдела подготавливает текст архивной справки (архивной выписки, архивной копии).
В случае отсутствия документа подготавливает ответ на запрос в виде проекта письма, подтверждающего неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие архивных документов и направляет начальнику отдела на проверку.
Процедуры осуществляются по запоросам:
правоохранительных, судебных органов, органов уголовно-исполнительной власти -в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры;
социально-правового  и тематического характера физических и юридических лиц - в течении трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур:переданная на проверку архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ.

Начальник Отдела проверяет архивную справку (архивную выписку, архивную копию) или письмо-ответ. Проверенная архивная справка (архивная выписка, архивная копия)  или письмо-ответ передается специалисту Отдела для оформления.
Процедуры осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат поцедур: переданная на оформление архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ.

Специалист Отдела печатает на бланке Исполнительного комитета архивную справку (архивную выписку, архивную копию), или письмо-ответ на бланке архива и передает начальнику Отдела.
процедуры осуществляются в течении двух дней со дня поступления на оформление архивной справки (архивной выписки, архивной копии) или письма-ответа.
Результат процедур:переданная начальнику Отдела оформленная архивная справка (архивная выписка, архивная копия), или письмо-ответ.

Начальник Отдела подписывает и заверяет печатью архивную справку (архивную выписку, архивную копию) и направляет по почте простым письмом или в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив выдает ему под расписку при предъявлении паспорта или иного, удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, документа, удостоверяющего личность. Заявитель расписывается на копии архивной справки (архивной выписки) или на обороте сопроводительного письма к копии документа с указанием даты получения.
Процедура осуществляется в течении 15 минут в случае личного прибытия заявителя;
в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры, в случае направления ответа почтовым отправлением.
Результат процедуры: выданная или направленная по почте архивная справка (архивная выписка, архивная копия).

Специалист Отдела в случае отказа в предоставлении муниципальной услуги уведомляет заявителя с указанием причин отказа, письмом, или по телефону, или по электронной почте.
Процедура осуществляется в течении одного дня.
Результат процедуры: уведомление заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

       
 

 

Предоставление муниципальной услуги по запросам об истории населенных пунктов и организаций, а также запросам, имеющим границу поиска свыше пяти лет и требующим дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений

Заявитель лично, через доверенное лицо или по почте (электронной почте в форме электронного документа) подает в Отдел письменное заявление о предоставлении муниципальной услуги.

Специалист Отдела ведущий прием заявлений, осуществляет:
установление личности заявителя;
проверку полномочий заявителя, в случае действия заявителя по доверенности;
проверку наличия документов;
проверку соответствия представленных документов установленным требованиям (надлежащее оформление копий документов, отсутствие в документах подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений).
В случае отсутствия замечаний специалист Отдела осуществляет:
прием и регистрацию заявления в специальном журнале;
вручения заявителю копий заявления с отметкой о дате приема заявления , присвоенном входящем номере, дате и времени исполнения муниципальной услуги.
В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, специалист Отдела ведущий прием документов устно, (при осуществлении личного приема) или письменно уведомляет заявителя о наличии  препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с объяснением  содержания выявленных недостатков в представленных документах.
Процедуры осуществляются в течении 15 минут.
Результат процедур: принятое и зарегистрированное заявление или возвращенные заявителю документы.

Специалист Отдела в порядке очередности поступления заявления на исполнение осуществляет:
проверку наличия архивных документов  для исполнения запроса  по списку фондов,
Справочнику по фондам муниципальных архивов Республики Татарстан;
определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;
выемку архивных документов и подкладку на их места карт-заместителей;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;
Процедуры осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: подготовленные дела для выявления сведений по теме запроса.

Специалист Отдела осуществляет:
полистный просмотр архивных дел;
выявление сведений в архивных документах по теме запроса.
В случае наличия документа специалист Отдела подготавливает текст архивной справки (архивной выписки , архивной копии).
В случае отсутствия документа подготавливает ответ на запрос в виде проекта письма, подтверждающего неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие архивных документов и направляет начальнику Отдела на проверку.
Процедуры осуществляются по запросам:
правоохранительных , судебных органов , органов уголовно-исполнительной системы в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры;
социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц- в течении трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: переданная на проверку архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ.

Начальник Отдела проверяет архивную справку (архивную выписку, архивную копию) или письмо-ответ. Проверенная архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ передается специалисту Отдела для оформления.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур:переданная на оформление архивная справка (архивная выписка, архивная копия) или письмо-ответ.

Специалист Отдела печатает на бланке Исполнительного комитета архивную справку (архивную выписку, архивную копию), или письмо-ответ на бланке архива и передает начальнику Отдела.
Процедуры осуществляются в течении двух дней с со дня поступления на оформление архивной справки (архивной выписки, архивной копии) или письма-ответа.
Результат процедур : переданная начальнику Отдела оформленная архивная справка (архивная выписка, архивная копия), или письмо-ответ.

В случае установления необходимости:
проведения дополнительного изучения архивных документов и проведения работ по поиску сведений специалист Отдела определяет необходимый срок для предоставления муниципальной услуги, и направляет запрос начальнику Отдела на продление срока.
Результат процедуры: представленный начальнику Отдела на продление срока запрос.

Начальник Отдела рассматривает запрос и определяет срок исполнения путем наложения визы на запрос.
Процедура осуществляется в течении одного дня с момента поступления запроса начальнику Отдела.
Результат процедуры:установленный срок предоставления муниципальной услуги.

Специалист Отдела после получения запроса с визой начальника Отдела извещает заявителя о продлении срока исполнения запроса.
Процедура осуществляется в течении одного дня с момента поступления запроса.
Результат процедуры: уведомление заявителя о продлении срока предоставления услуги.

Специалист Отдела осуществляет процедуры:
проведение дополнительного изучения архивных документов и проведение работ по поиску сведений;
направление запросов в другие организации для получения дополнительной информации.
Процедура осуществляется в срок, определенный начальником Отдела, срок исполнения исчисляется с момента регистрации запроса.
Результат процедуры: выявление наличия или отсутствия в муниципальном архиве сведений по теме запроса, направление запроса в другие организации.

Начальник отдела подписывает и заверяет печатью архивную справку (архивную выписку, архивную копию) или письмо-ответ   и направляет по почте простым письмом или в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив выдает ему под расписку при предъявлении паспорта или иного, удостоверяющего личность. Заявитель расписывается на копии архивной справки (архивной выписки) или на обороте сопроводительного письма к копии документа с указанием даты получения.
Процедура осуществляется:
в течении 15 минутв случае личного прибытия заявителя;
в течении одного дня с момента окончания предыдущей процедуры, в случае направления ответа почтовым отправлением
Результат процедуры: выданная или направленная по почте архивная справка (архивная выписка, архивная копия).

Специалист Отдела в случае отказа в предоставлении муниципальной услуги уведомляет заявителя с указанием причин отказа письмом, или по телефону, или по электронной почте.
Процедура осуществляется в течении одного дня.
Результат процедуры: уведомление заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
 

 

 

 

 

 

 

Исполнительный комитет Чистопольского муниципального района

Физическое лицо

ПоказатьСкрыть перечень документов, требуемых от заявителя

• Заявление
  • Оригинал, 1 шт.
• Доверенность (для доверенного лица)
  • Оригинал, 1 шт.

Юридическое лицо

ПоказатьСкрыть перечень документов, требуемых от заявителя

• Заявление
  • Оригинал, 1 шт.
• Доверенность (для доверенного лица)
  • Оригинал, 1 шт.

• Выдача архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов производится безвозмездно:
  • Безвозмездно

Нормативно-правовые акты

• «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ)
  Скачать
• "Об архивном деле в Российской федерации" (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ)
  Скачать
• "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ)
  Скачать
• "Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (Закон РТ от 13 июня 1996 г. N 644)
  Скачать
• "Об обращениях граждан в Республике Татарстан" (Закон РТ от 12 мая 2003 г. N 16-ЗРТ)
  Скачать
• "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
  Скачать
• "О местном самоуправлении в Республике Татарстан" (Закон РТ от 28 июля 2004 г. N 45-ЗРТ)
  Скачать
• Закон Республики Татарстан от 24.12.2007 № 63-ЗРТ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела» (далее – Закон РТ № 63-ЗРТ) (Республика Татарстан, 25.12.2007, № 255-256))
  Скачать
• Постановление Кабинета Министров Республики Татарстан от 07.08.2006 № 408 «Вопросы Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан» (далее - постановление КМ РТ № 408) (Сборник постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Татарстан и нормативных актов республиканских органов исполнительной власти, 23.08.2006, № 31, ст. 0843)
  Скачать

Регламент оказания услуги

Административный регламент архивного отдела Исполнительного комитета Чистопольского муниципального района РТ предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов Скачать