Описание:
Источник комплектования – юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
Опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;
Положение об архиве – документ, регламентирующий деятельность архива организации: задачи, функции, права, ответственность;
положение об экспертной комиссии – документ, регламентирующий деятельность постоянно действующей экспертной комиссии организации: задачи, функции, права, ответственность;
Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
Экспертно-проверочная и методическая комиссия – комиссия, действующая при Главном архивном управлении Кабинета Министров Республики Татарстан для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, включением их в состав Архивного фонда Республики Татарстан, определением в его составе уникальных документов, решения методических и практических вопросов в области архивного дела;
Запрос о предоставлении муниципальной услуги – заявление о предоставлении муниципальной услуги. Заявление заполняется в произвольной форме, по установленному образцу или на стандартном бланке.
Расчётное время:
2-16 рабочих дней
Результат предоставления услуги:
Подготовка к согласованию ЭПМК Управления нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела: положений об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, утверждению (согласованию) описей дел постоянного, хранения, описей дел по личному составу.
Оказанная организации методическая и практическая помощь в работе архивов и по организации делопроизводства в вопросах:
экспертизы ценности архивных документов;
упорядочения архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив;
ведения учета архивных документов;
использования архивных документов;
формирования дел в делопроизводстве;
передачи структурными подразделениями организации дел в архив;
проведения семинаров в целях повышения профессиональной квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
Основания для отказа:
1. Несоответствие представленных документов перечню предусмотренных документов.
2. Наличие неоговоренных исправлений в подаваемых документах.
Способы обжалования:
1. Получатели услуги имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Исполнительного комитета Заинского муниципального района, участвующих в предоставлении услуги, в досудебном порядке в Исполнительном комитете Заинского муниципального района и в суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.
2. Получатели услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение.
3. При обращении получателей услуги в письменной форме в Исполнительный комитет Заинского муниципального района срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
4. В случае если по обращению требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней по решению Руководителя Исполнительного комитета Заинского муниципального района. О продлении срока рассмотрения обращения получатель услуги уведомляется письменно с указанием причин продления.
5. Обращение должно содержать следующую информацию:
- фамилию гражданина, который подает жалобу, его место жительства или пребывания;
- наименование должности, фамилии, имени и отчества должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия) и причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);
- обстоятельства, на основании которых получатель услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- требования о признании незаконным действия (бездействия);
- иные сведения, которые получатель услуги считает необходимым сообщить.
6. К обращению (жалобе) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении (жалобе) обстоятельства. В таком случае в обращении приводится перечень прилагаемых к ней документов.
7. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.
8. Обращение подписывается подавшим его (ее) получателем услуги.
9. По результатам рассмотрения обращения Руководитель Исполнительного комитета Заинского муниципального района принимает одно из следующих решений:
- признает действие (бездействие) должностного лица соответствующим законодательству и отказывает в удовлетворении обращения;
- признает действие (бездействие) должностного лица не соответствующим законодательству и полностью или частично и принимает решение об удовлетворении обращения полностью или частично.
Копия решения направляется заявителю в течение трех дней по почтовому адресу, а в случае, если жалоба представлена в виде электронного документа, по адресу электронной почты заявителя либо по почтовому адресу, указанному в электронном документе.
10. В случае удовлетворения обращения полностью или частично Руководитель Исполнительного комитета Заинского муниципального района определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений.
11. Обращение получателя услуги не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствия сведений об обжалуемом действии, бездействии (в чем выразилось, кем принято), о лице, обратившемся с жалобой (фамилия физического лица, его место жительства или пребывания);
- отсутствия подписи получателя услуги.
Зарегистрированное обращение заявителя в архивный отдел.
Заявитель лично, по телефону или посредством электронной почты обращается в архивный отдел Исполнительного комитета Заинского муниципального района для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.
Начальник Отдела осуществляет консультирование Заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги.
Процедура осуществляется в день обращения Заявителя.
Результат процедуры: консультация, замечания по составу, форме и содержанию представленной документации.
Заявитель обращается в Отдел лично в форме устного обращения или в письменной форме с заявлением о предоставлении муниципальной услуги.
Специалист Отдела:
устанавливает личность и проверяет полномочия Заявителя;
регистрирует обращение о предоставлении муниципальной услуги в журнале регистрации обращений организаций источников комплектования;
Процедура осуществляется в день обращения Заявителя.
Результат процедуры: зарегистрированное обращение Заявителя.
Методическая и практическая помощь, осуществляемая без выезда к заявителю
Начальник Отдела при обращении Заявителя:
осуществляет консультирование, подборку нормативных актов и методических пособий по вопросам: организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов нормативных документов; экспертизы ценности, упорядочения архивных документов;
устанавливает дату представления заявителем проектов нормативных документов, описей, сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
В случае обращения заявителя в письменной форме направляет подборку нормативных актов и методических пособий, сообщает письменно или по телефону о дате представления заявителем проектов нормативных документов, описей, сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры осуществляются в течение одного дня после поступления заявления.
Результат процедур: представленные Заявителю нормативные акты и методические пособия по теме запроса Заявителя.
Начальник Отдела после поступления от заявителя проектов нормативных документов, описей рассматривает:
положения об архиве и об экспертной комиссии;
инструкции по делопроизводству;
номенклатуру дел организации: проверяет правильность оформления, полноту состава и соответствие утвержденным типовым перечням заголовков и сроков хранения включенных в нее дел;
описи: проверяет правильность оформления описи, предисловия, годовых разделов и заголовков дел, полноту состава (в соответствии с номенклатурой дел) и соответствие срокам хранения включенных в опись дел;
Сведения о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 января текущего года.
При выявлении ошибок дает рекомендации по их устранению, согласовывает сроки доработки проектов документов.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: рекомендации по устранению ошибок, определение даты представления проектов нормативных документов, описей после их доработки.
Начальник Отдела после поступления от Заявителя согласованных экспертной комиссией организации нормативных документов, описей :
проверяет полноту состава и качество оформления представленной документации;
составляет и подписывает заключения для направления на рассмотрение ЭПМК Управления нормативных документов, описей;
направляет на рассмотрение ЭПМК Управления нормативные документы, описи с заключениями.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: направленные на рассмотрение ЭПМК Управления нормативные документы, описи с заключениями .
Начальник Отдела после поступления из Управления нормативных документов, описей информирует Заявителя о принятом решении.
В случае отказа ЭПМК Управления в согласовании нормативных документов и описей дел по личному составу, утверждении описей дел постоянного хранения направляет Заявителю письменный ответ с указанием причины отказа.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента поступления нормативных документов, описей с решением ЭПМК Управления.
Результат процедур: извещение Заявителя о результатах рассмотрения ЭПМК Управления нормативных документов и описей.
Методическая и практическая помощь, осуществляемая с выездом к заявителю
Начальник Отдела по прибытии к Заявителю изучает состав нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, состояние научно-справочного аппарата к архивным документам.
По результатам изучения осуществляет консультирование по вопросам: организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов нормативных документов, описей, описей дел долговременного сроков хранения.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации на конкретном примере показывает порядок их оформления, устанавливает дату представления Заявителем в муниципальный архив проектов нормативных документов, описей.
Процедуры осуществляются в течение трех часов после прибытия начальника Отдела к Заявителю.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, и научно-справочного аппарата к архивным документам, установление сроков их представления в муниципальный архив.
Начальник Отдела осматривает помещение архива организации. В случае выявления нарушений условий хранения архивных документов дает разъяснения по созданию оптимальных условий хранения (требования к помещению и оборудованию архива, температурно-влажностному, охранному, световому, санитарно-гигиеническому режимам, режиму доступа; порядку размещения дел в архиве).
Процедуры осуществляются в течение 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая помощь в создании оптимальных условий хранения архивных документов организации.
Начальник Отдела изучает состояние учета архивных документов. В случае выявленных нарушений начальник Отдела разъясняет порядок:
приема документов в архив от структурных подразделений организации;
ведения учета архивных документов в соответствии с установленными требованиями (составление паспорта архива; ведение книги учета поступления и выбытия документов и описей дел, журнала регистрации запросов организаций и граждан);
подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив (экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве; составление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением срока их хранения);
организации розыска дел и оформление его результатов;
приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива (составлению актов приема-передачи, организации проверки наличия и состояния дел и оформлению актов по ее результатам).
В случае отсутствия или неправильного оформления документации показывает порядок оформления: актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроком их хранения, проверки наличия и состояния дел, приема-передачи дел при смене ответственного лица за архив или штатного работника архива; сведений о состоянии хранения документов в организации-источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в оформлении учетных документов.
Начальник Отдела оказывает методическую и практическую помощь в организации использования архивных документов:
предоставляет перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива;
информирует Заявителя о случаях ограничения доступа к архивным документам, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
разъясняет порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов; порядок выдачи документов исследователям, во временное пользование, порядок оформления заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок ведения книг учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации по организации использования архивных документов предоставляет образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, бланки-образцы заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, оказывает практическую помощь в оформлении книги учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
Процедуры осуществляются в течение одного часа с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: предоставленный Заявителю перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива, образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, записей в книге учета выдачи дел в читальный зал и в рабочие помещения организации.
Начальник Отдела знакомится с организацией документов в делопроизводстве. В случае выявления отклонений от установленных требований разъясняет порядок:
формирования дел в делопроизводстве;
проведения ежегодной экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации и оформления ее результатов;
передачи структурными подразделениями дел в архив организации.
После завершения процедуры на конкретном примере показывает порядок:
формирования дел в соответствии с номенклатурой дел в делопроизводстве, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением срока их хранения;
оформления дела при подготовке и передаче структурными подразделениями дел в архив организации (подшивка или переплет, оформление обложки, нумерация листов, составление заверительной надписи дела).
Процедуры осуществляются в течение трех часов 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве, образцы актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением срока их хранения, оформленного для передачи в архив дела.
Организация и проведение семинара
При организации семинара начальник Отдела:
согласовывает с Заявителем тему, дату проведения и состав участников семинара;
определяет темы докладов и состав докладчиков;
получает от докладчиков подтверждение об участии и согласует с ними темы их докладов;
Процедура осуществляется в течение одного дня с момента поступления Заявления.
Результат процедуры: определение темы, даты проведения, докладчиков и участников семинара.
Начальник Отдела:
составляет и согласовывает с Заявителем список участников семинара;
согласовывает с Заявителем и осматривает место и помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.);
разрабатывает и согласовывает с Заявителем программу семинара.
Процедура осуществляется в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: согласованные с Заявителем программа, список участников и место проведения семинара.
Начальник Отдела извещает (телефонограммой, факсограммой, по электронной почте) участников о теме, месте и времени проведения семинара.
Процедура осуществляется в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: извещенные участники семинара.
На основе программы начальник Отдела:
оказывает методическую и практическую помощь докладчикам семинара (подбирает нормативно-правовой и методический материал к темам);
подбирает раздаточный материал (законодательные, нормативные правовые акты, методические пособия, установленные формы документов и т.п.) и организует его копирование для участников семинара;
осматривает место и помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.).
Процедура осуществляется в течение 10 дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: готовые доклады и раздаточный материал.
В день проведения семинара начальник Отдела:
регистрирует участников семинара;
раздает раздаточный материал;
ведет семинар согласно программе.
Процедура осуществляется в течение одного дня в день, согласованный с Заявителем.
Результат процедуры: проведенный семинар.
Написать нам
ВКонтакте
Telegram
